Datenschutz­erklärung

1. Wer wofür verantwortlich ist

Das Patientenportal unter app.praxista.de/portal betreibt die Praxista GmbH. Für Ihre Daten sind zwei Stellen verantwortlich, je nachdem, worum es geht.

Praxista ist Verantwortliche für Ihr Konto und die Anmeldung (Abschnitt 6) sowie für den Betrieb und die Sicherheit des Portals (Abschnitt 5).

Ihre Praxis ist Verantwortliche für alles, was Sie ihr über das Portal mitteilen oder was sie Ihnen dort zeigt: Ihre Anfrage mit dem Fragebogen, Einladungen, Termine und Absagen, Erinnerungen und Nachrichten (Abschnitte 7 bis 11). Praxista verarbeitet diese Daten nur in ihrem Auftrag und nach ihrer Weisung (Art. 28 DSGVO). Auf welcher Rechtsgrundlage Ihre Praxis das tut, wie lange sie die Daten aufbewahrt und wie Sie ihr gegenüber Ihre Rechte wahrnehmen, steht in der Datenschutzerklärung Ihrer Praxis.

Im Portal geht es um Psychotherapie und damit oft um Angaben zu Ihrer Gesundheit. Deshalb verarbeiten wir so wenige Daten wie nötig, geben sie an so wenige Stellen wie möglich und nutzen nichts davon für Werbung oder Auswertungen.

2. Verantwortliche und Kontakt

Praxista GmbH, c/o CODE Education GmbH, Donaustraße 44, 12043 Berlin, vertreten durch die Geschäftsführer Adonis Almagro und John Berger. Fragen zum Datenschutz richten Sie an setup@praxista.de. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

3. Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte ist die heyData GmbH, Bertold-Brecht-Platz 3, 10117 Berlin, datenschutz@heydata.eu.

4. Wo Ihre Daten liegen

Das Portal und seine Datenbank laufen in einem Rechenzentrum der Open Telekom Cloud (T-Systems International GmbH) in Deutschland. Angaben zu Ihrer Gesundheit werden dort verschlüsselt gespeichert. Schriften und Inhalte des Portals liefern wir selbst aus. Die einzige fremde Stelle, die Ihr Browser beim Besuch aufruft, ist der Anmeldedienst (Abschnitt 6).

5. Wenn Sie das Portal aufrufen

Bei jedem Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Daten an unsere Server, die sie in Protokollen festhalten: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse (bei einem Einladungslink also auch dessen Kennung), die zuvor besuchte Seite und Angaben zu Ihrem Browser.

Zweck ist, das Portal zuverlässig zu betreiben, Angriffe zu erkennen und Fehler zu finden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicheres und funktionierendes Portal. Die Protokolle werden nicht gesondert gespeichert und für nichts anderes ausgewertet. Sie liegen nur auf dem jeweiligen Server und werden überschrieben, sobald neue hinzukommen oder der Server neu gestartet wird.

6. Ihr Konto

Für Anfragen, Termine und Nachrichten brauchen Sie ein Konto. Sie melden sich ohne Passwort an, mit einem Einmalcode, den Ihnen der Anmeldedienst schickt. Anmelden, Registrieren und Ihr Konto verwalten geschehen auf der Seite des Anmeldedienstes unter der Adresse des Portals.

Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse und, soweit Sie sie angeben, Ihr Name und Ihre Telefonnummer, dazu die Daten Ihrer Anmeldungen. Zweck ist, Sie sicher anzumelden und Ihnen Ihre Anfragen und Termine zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Nutzung des Portals nach den Nutzungsbedingungen.

Konto und Anmeldung stellt für uns die Clerk, Inc. (San Francisco, USA) als Auftragsverarbeiterin bereit. Clerk verarbeitet dabei technisch bedingt auch Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser, um Anmeldungen abzusichern. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework und ergänzend auf Standardvertragsklauseln.

Clerk erhält von uns keine Angaben aus Ihren Anfragen, Terminen oder Nachrichten. Schon dass jemand ein Konto in einem Portal für psychotherapeutische Praxen hat, kann aber etwas über ihn aussagen. Deshalb bieten wir keine Anmeldung über Google oder andere Konten an, die das an Dritte weitergäbe.

Für die Anmeldung setzt das Portal Cookies, die Ihre Sitzung halten und technisch erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cookies zur Analyse oder Werbung gibt es nicht.

Ihr Konto besteht, bis Sie seine Löschung verlangen, zum Beispiel per E-Mail an setup@praxista.de. Wir löschen es innerhalb eines Monats. Was Ihre Praxis über das Konto erhalten hat, löscht sie nach ihren eigenen Fristen.

7. Anfragen an eine Praxis

Über das Formular einer Praxis können Sie um einen Therapieplatz bitten. Sie geben dort Kontaktangaben an und, je nach Formular, Angaben zu Ihrer Versicherung, Ihrer Situation und Ihrer Gesundheit, etwa zu Beschwerden, früheren Behandlungen und Dringlichkeit, bei einem Kind auch zum Kind und zu den Sorgeberechtigten. Das sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO.

Verantwortlich ist die Praxis, an die Sie sich wenden. Im Formular bitten wir Sie in ihrem Namen um Ihre ausdrückliche Einwilligung, dass sie Ihre Angaben zu Ihrer Gesundheit speichert und verarbeitet, um über Ihre Anfrage zu entscheiden. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen; dann werden Ihr Konto und Ihre Angaben gelöscht. Ihre Angaben sehen nur die Therapeutinnen und Therapeuten der Praxis und die Person, die dort die Anfragen sortiert.

Solange Sie das Formular noch nicht abgeschickt haben, merkt sich Ihr Browser Ihre Antworten in diesem Fenster, damit nichts verloren geht, wenn Sie zwischendurch etwa diese Seite aufrufen. Sie bleiben auf Ihrem Gerät, werden mit dem Absenden gelöscht und spätestens, wenn Sie das Fenster schließen. Bei uns kommen sie erst mit dem Absenden an.

Eine Anfrage, über die die Praxis nicht entscheidet, wird nach 30 Tagen gelöscht. Nimmt die Praxis Sie auf, übernimmt sie Ihre Angaben in ihre Unterlagen, und die Anfrage selbst wird nach 7 Tagen gelöscht. Stehen Sie bei der Praxis auf einer Warteliste, bleibt die Anfrage bis zu einem Jahr nach dem letzten Kontakt gespeichert. Eine abgelehnte oder archivierte Anfrage wird spätestens nach 90 Tagen gelöscht.

8. Einladungen und Zugang über die Praxis

Ihre Praxis kann Ihnen einen Link ins Portal schicken. Wir speichern davon nur eine nicht umkehrbare Prüfsumme, und der Link gilt 7 Tage. Zum Einlösen fragen wir nach Ihrem Geburtsdatum; nach fünf falschen Eingaben ist der Link gesperrt. Damit Sie sich zwischendurch anmelden können, merkt sich Ihr Browser die Einladung, bis Sie das Fenster schließen. Für ein Kostenerstattungsverfahren kann Ihnen die Praxis einen eigenen Link schicken, der 14 Tage gilt.

Über den Code auf einem Aushang Ihrer Praxis können Sie die Praxis bitten, Ihr Konto Ihren Unterlagen zuzuordnen. Dafür erhält die Praxis Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer aus Ihrem Konto, Ihr Geburtsdatum und, wenn Sie für ein Kind fragen, dessen Namen. Was Sie dort eingeben und noch nicht gespeichert haben, merkt sich Ihr Browser wie beim Formular in diesem Fenster. Eine solche Anfrage wird 30 Tage nach Eingang gelöscht, wenn die Praxis sie nicht bearbeitet, sonst 30 Tage nach ihrer Entscheidung.

9. Termine und Absagen

Im Portal sehen Sie die Termine, die Ihre Praxis für Sie eingetragen hat, und können sie absagen. Einen Grund für die Absage, den Sie angeben, speichern wir verschlüsselt; er wird mit dem Termin gelöscht.

10. Erinnerungen und Nachrichten

Erinnerungen an Termine schickt Ihnen die Praxis per SMS, und nur, wenn Sie dem zugestimmt haben. Ihre Zustimmung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie es der Praxis sagen. Daneben kann die Praxis Ihnen eine Einladung ins Portal per SMS oder E-Mail schicken lassen und Ihnen auf eine Nachricht auf ihrem Anrufbeantworter per SMS antworten.

Eine solche Nachricht nennt nur den Namen Ihrer Therapeutin oder Ihres Therapeuten, gegebenenfalls Tag und Uhrzeit, und führt über einen Link ins Portal. Inhalte einer Behandlung stehen nie darin. Für den Versand setzen wir im Auftrag der Praxis ein: für SMS die sipgate GmbH in Düsseldorf, für E-Mails die Brevo GmbH in Berlin, deren Rechenzentren in der EU liegen.

Brevo zählt Öffnungen und Klicks nur anonym, ohne sie Ihnen zuzuordnen. Dafür enthält eine E-Mail ein unsichtbares Zählbild, und Links führen über eine Weiterleitung von Brevo. Brevo löscht seine Versandprotokolle nach einem Monat und bindet für Betrieb und Support weitere Dienstleister ein, auch in den USA und in Indien. Wir selbst speichern zu jeder Nachricht, an wen sie wann ging und ob der Versand gelang, nicht ihren Inhalt, und löschen das nach 90 Tagen.

11. Kinder und Jugendliche

Für Kinder und Jugendliche verwalten die Sorgeberechtigten das Konto. Angaben zu den Ansprechpersonen eines Kindes (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) speichern wir im Auftrag der Praxis verschlüsselt; sie werden mit den Unterlagen des Kindes gelöscht.

12. Was wir nicht tun

Im Portal gibt es keine Analyse- oder Trackingdienste und keine Werbung; zu E-Mails siehe Abschnitt 10. Über Anfragen, Termine und Zugänge entscheiden Menschen in der Praxis. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO, einschließlich Profiling, findet nicht statt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einer Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Abschnitt 5) können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Geht es um Ihr Konto, wenden Sie sich an uns (Abschnitt 2). Geht es um Ihre Anfrage, Ihre Termine oder Nachrichten, ist Ihre Praxis die richtige Stelle; erreicht uns ein solches Anliegen, leiten wir es an sie weiter.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Praxista zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

14. Müssen Sie Daten angeben?

Gesetzlich oder vertraglich verpflichtet sind Sie dazu nicht. Ohne E-Mail-Adresse können wir Ihnen aber kein Konto einrichten, und ohne Ihre Angaben kann die Praxis Ihre Anfrage nicht beurteilen.

15. Änderungen

Ändern sich das Portal oder die Rechtslage, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung mit dem neuesten Datum unter dieser Adresse.